Zeven valkuilen voor startende (zorg)organisaties

Familie Verheul droomt al jaren over het opzetten van een zorgboerderij. Uit eigen ervaring weten ze dat het spelen en werken op de boerderij een rustgevende invloed heeft op mensen met een beperking, of in het geval van hun zoon Rob ASS. Hij zit op het speciaal onderwijs en is na schooltijd graag bezig op de boerderij. Ook de vrienden en vriendinnen van Rob komen graag bij de familie Verheul.

De ouders van Fatiha (23 jaar) zijn op zoek naar een goede woonplek voor hun dochter. Samen met de ouders van Joris hebben ze de afgelopen jaren nagedacht over het opzetten van een woongroep voor hun kinderen. Een plek waar jongvolwassenen met een beperking zelfstandig – maar met zorg dichtbij – veilig kunnen wonen.

Zomaar twee voorbeelden van enthousiaste, betrokken mensen met een droom die willen starten met een kleinschalige (zorg)organisatie. Transmissie weet vanuit haar jarenlange ervaring dat sommige dromen zomaar uit elkaar kunnen spatten. Om dat te voorkomen zet ik zeven valkuilen voor startende kleinschalige (zorg)organisaties op een rij:

1. Slapende vulkanen

Nieuwe initiatieven komen er na verloop van tijd soms achter dat zaken niet goed zijn geregeld. Wat te denken van een instelling die niet de verplichte CAO toepast of vergeet pensioenpremies af te dragen. Het naleven van de ANBI-voorwaarden of het afdragen van BTW zijn ook van die instinkers. Het zijn net slapende vulkanen. Heel lang sluimerend en niet actief, maar als ze tot uitbarsting komen, zijn de gevolgen niet te overzien.

2. Het ondergeschoven kindje: intern toezicht

Het bestuur wordt in de beginfase van een nieuwe organisatie vaak ingevuld door de initiatiefnemers/werkers zonder dat er een toezichthoudend orgaan is ingericht, zoals een raad van toezicht. Begrijpelijk, want je kunt op die manier snelle stappen zetten. Ook hier geldt ‘haastige spoed is zelden goed’. Stakeholders, zoals gemeente, zorgkantoren en vermogensfondsen, houden hier niet van en zien graag organisaties met een transparante en open cultuur waar uitvoering en toezicht strikt gescheiden zijn. Los hiervan is onze ervaring dat een goede raad van toezicht bijzonder waardevol kan zijn. Je beschikt daarmee immers ook over een betrokken en deskundig klankbord in een fase waarin je dat goed kunt gebruiken!

3. Je kunt niet zonder een lange adem!

Een organisatie heeft niet alleen volledig toegewijde inzet en een startkapitaal nodig maar ook structurele financiering. Veel initiatiefnemers denken, overigens onterecht: als we de boel goed optuigen, komt dat laatste vanzelf wel goed. Het opstarten van een initiatief is één, het in stand houden daarvan, de lange adem, is twee. Werk daarom aan een realistische meerjarenbegroting met zo mogelijk meerdere inkomstenbronnen.

4. Je kracht is tegelijk ook je zwakte

Er komt veel kijken bij het opzetten en runnen van een (nieuwe) organisatie. Je hebt expertise nodig op diverse terreinen. Vaak is er meer dan voldoende kennis en aandacht voor (het primaire proces van) de zorg maar er is meer nodig: echte interesse en know how. Denk aan kennis over financieringsstromen, specifieke wetgeving, kwaliteitskeurmerken, enz. Zorg voor voldoende deskundigheid op zowel bestuurlijk niveau als in de organisatie zelf.

5. Geen verrekijker

Kijk verder vooruit dan de start. Starters zijn vaak doeners. Ze werken zich drie keer in de rondte maar hebben vaak geen echte feeling met het ontwikkelen van meerjarenbeleid en strategisch denken. Ze kijken niet echt ver vooruit en leven meer in het hier en nu. Het plan-do-check-act zit niet echt in de genen. Terwijl toepassing daarvan ten goede zal komen aan de kwaliteit en prestaties van het initiatief!

6. Negeren van angry birds

Het nastreven van een mooie droom is prachtig, maar ik zou zeggen: blijf met beide benen op de grond. Wees niet naïef: erken dat er hobbels en bedreigingen (angry birds) zijn in het proces van droom naar werkelijkheid. Laat je niet ontmoedigen en blijf vooral enthousiast. Neem ze trouwens wel serieus en breng ze in kaart.

7. Vergeet jezelf niet

Vanwege de persoonlijke betrokkenheid van initiatiefnemers bij de doelgroep van een nieuwe organisatie ligt een te grote druk en/of belasting op de loer. Zorg voor voldoende scheiding tussen werk en privé. Neem met enige regelmaat enige afstand. Probeer ook niet alles zelf op te lossen of te doen. Betrek kundige mensen uit je netwerk bij je initiatief.

Wil je een kleinschalige zorgvoorziening starten of verder doorontwikkelen? Op de pagina ‘Ontwikkeling van kleinschalige zorg‘ lees je meer over hoe je dit aanpakt en wat we voor je kunnen betekenen.