Vraag: We zoeken expertise en extra capaciteit voor ons
database beheer
De data-kwaliteit is een belangrijk issue voor elke non-profit
die afhankelijk is van de vrijgevigheid van donateurs. Stichting Ontmoeting, een landelijk werkende
hulporganisatie voor dak- en thuislozen, weet dat als geen ander.
Op de afdeling communicatie en fondsenwerving ontstond najaar 2011
een probleem door capaciteitsgebrek en personeelswisselingen. Er
was dringend behoefte aan extra kennis en capaciteit op het gebied
van database beheer.
Oplossing: Interim-professional die kennis deelt
Ontmoeting vroeg Transmissie extra kennis en capaciteit op het
gebied van data-kwaliteit en database beheer in te brengen. Na een
grondige verkenning ging databasemarketeer Aart van der Leer aan de slag. Het
segmenteren van (potentiële) donateurs en het maken van de juiste
donateurselecties voor direct mails en belcampagnes zijn
belangrijke onderdelen van zijn opdracht. Naast de lopende
werkzaamheden leert Aart de nieuwe medewerker de fijne kneepjes van
het vak.
Resultaat: Investeren in data-kwaliteit loont
De controle van de data-kwaliteit legt een aantal problemen
bloot, zowel op technisch vlak (de software) als op het gebied van
gegevensbeheer. Gaandeweg blijkt de kennis van database beheer
behoorlijk weggezakt. Samen met de opdrachtgever en de
softwareleverancier zoekt Transmissie naar oplossingen.
Aart: 'Bij onoplettendheid sluipen fouten er makkelijk in,
bijvoorbeeld door het gebruik van verkeerde codes of het toepassen
van onlogische segmentaties.' Ook blijkt het invoeren van dubbele
gegevens in de database voor onnodige vervuiling te zorgen.
Investeren in eenduidige processen en gegevensbeheer loont met
andere woorden.
Tips voor goede data-kwaliteit
- Beschrijf het beheerproces gedetailleerd, zodat alle
medewerkers op de juiste (lees: uniforme) manier omgaan met de
database. Zorg voor goede afstemming tussen de mensen die
verantwoordelijk zijn voor de fondsenwerving/communicatie en de
mensen die verantwoordelijk zijn voor database beheer en
data-kwaliteit.
- Maak goede segmentaties op basis van het geefgedrag van uw
donateurs, zodat u op de juiste kenmerken kunt selecteren en
wervingsacties zo effectief mogelijk zijn.
- Houd consequent in de gaten dat donateurs niet dubbel ingevoerd
worden in de database. Kies voor een systeem met een goede
ontdubbelingsfunctie. Uw achterban vindt het heel vervelend om
direct mails dubbel te ontvangen of twee keer gebeld te
worden.