ISO 9001 ook in de zorg een welkome toolbox

Eind 2015 werd de nieuwe kwaliteitsnorm ISO 9001 gepubliceerd. Dit heeft ook gevolgen voor organisaties in de zorg die hun kwaliteitsmanagement volgens deze norm hebben ingericht. Een van de wijzigingen is de grotere nadruk op het gesprek met stakeholders.

Bij het updaten van het kwaliteitssysteem is het aardig de Amerikaanse managementgoeroe Stephen Covey nog weer eens in herinnering te roepen. Een van de bekendste lessen van de in 2012 overleden Amerikaan: om effectief te zijn moet je regelmatig werken aan die dingen die niet urgent, maar wel belangrijk zijn. We zetten ze heus wel op onze lijst, maar als puntje bij plaatje komt gaat onze tijd toch weer op aan de dagelijkse dingen. Die collega aan je bureau, de projectgroep die uitloopt, dat crisisje in één van de teams en die 67 ongelezen e-mails. Dat toch eerst maar even oplossen. En zo gebeurt het dat we dag na dag ad hoc werken. Geleefd door de vragen en crisissen van een ander, en door allerlei marginale zaken die, als we erover na gaan denken, toch niet zo belangrijk zijn als we eigenlijk denken.

Proactief

De systeemdenkers achter ISO bedachten jaren terug al, misschien wel geïnspireerd door Covey, dat het goed zou zijn organisaties een steuntje in de rug te geven. Zodat we stevig staan en die belangrijke, niet urgente dingen doen die we geneigd zijn uit te stellen. Een systeem van evaluatiemomenten en herinneringen om wat extra ruggengraat te bieden.

Dat vraagt ook iets van onszelf. Er is één factor essentieel om kwaliteitsmanagement werkelijk te kunnen benutten. Een factor die helpt om het systeem niet dwingend maar ondersteunend te maken. Die factor hebben alle organisaties in handen, namelijk: proactiviteit. Hoe meer je durft om scherpe keuzes te maken, doelen te stellen én je hieraan vast te houden, des te meer kwaliteitsmanagement oplevert. Voor dergelijke proactieve organisaties is een kwaliteitsmanagementsysteem een welkome toolbox vol handige instrumenten en afspraken, die je maximaal kunt inzetten om je eigen doelstellingen te realiseren.

Maak afspraken met samenwerkingspartners

Met de herziening van ISO naar de nieuwe norm ISO9001:2015 is de toolbox flink aangepast. De vorige ISO-norm was van 2008 en dus hard aan een update toe. Een van de wijzigingen is de grotere nadruk op het gesprek met stakeholders. Anno 2016 is samenwerken voor organisaties geen vraag meer, maar een must. Het is goed hier heldere afspraken over te maken met een samenwerkingspartner. In de norm worden organisaties daarom gesommeerd goed te inventariseren wie hun partners/belanghebbenden zijn en welke belangen er spelen. Alleen zo kunnen ze immers checken of ze daar voldoende op inspelen.

Organisaties die hun evaluatiemomenten en agenda’s proactief en gestructureerd hebben ingericht, zullen in de ISO-norm doorgaans geen nieuwe dingen tegenkomen. Anderen zouden we aanraden vriendschap te sluiten met de kwaliteitsmedewerker en die kwaliteitstoolbox te benutten!