Hoe zet ik een kwaliteitsmanagement­systeem op?

Kwaliteit bieden is noodzakelijk voor elke organisatie. Het borgen van kwaliteitsverbeteringen levert blijvend voordeel op.

Met de grootte van een organisatie neemt de noodzaak van vaste afspraken toe. Voor sommige processen is het goed om één vaste werkwijze af te spreken. Ook is het inbouwen van evaluatiemomenten een essentieel onderdeel van procesmanagement. Het geheel van vaste afspraken en evaluatiemomenten bieden richting bij het werken aan de organisatiedoelen. Een kwaliteitsmanagementsysteem biedt een organisatie dus structuur. Hieronder zie je de stappen die horen bij de opbouw en uitbouw van een kwaliteitsmanagementsysteem.

Strategische oriëntatie

Voordat je kiest voor een kwaliteitsmanagementsysteem is het raadzaam je zorgvuldig te oriënteren. Factoren waaraan je in deze fase aandacht besteedt, zijn:

• Doelstellingen kwaliteitsmanagement: voordat je begint, bepaal je de belangrijkste doelen die je met een kwaliteitsmanagementsysteem zou willen behalen. Denk bijvoorbeeld aan het effectiever behalen van je organisatiedoelstellingen, het aanbrengen van meer structuur of het verhogen van de cliënttevredenheid.
• Kwaliteitseisen van externe partijen: afhankelijk van de branche stellen diverse externe partijen ook hun eisen en doelen. Denk aan financiers en brancheorganisaties.
• Bestaande kwaliteitsmanagementsystemen: er bestaan verschillende kwaliteitsnormen met elk hun eigen speerpunten. HKZ is in de zorg het meest bekend. Daarnaast behoren normen als PREZO, MIK-V en ISO voor zorg en welzijn tot de mogelijkheid.

Passend kwaliteitsmanagement

Op basis van de geformuleerde doelstellingen kun je aan de slag met de opbouw van het door jou gewenste kwaliteitsmanagementsysteem. Uiteraard geef je de reeds bestaande werkafspraken en werkwijzen hierin een plek.

De visie en identiteit van de organisatie vormen belangrijke input voor het kwaliteitsmanagementsysteem. Immers, het systeem dient goed bij de organisatie te passen. Alleen zo werkt het voor iedereen prettig. Wanneer een systeem niet passend is en niet goed is geïmplementeerd, kunnen er mooie plannen, afspraken of beschrijvingen zijn, zonder dat dit kwaliteit oplevert.

Vervolgens kijk je naar de doelstellingen van je organisatie; het systeem moet deze doelstellingen ondersteunen. Welke vaste afspraken helpen daarbij? En welke evaluatiemomenten? Wat zijn de risico’s en hoe kun je de organisatie zo inrichten dat die risico’s voldoende beperkt en beheerst worden?

Plan van aanpak

Plangericht werken is een must: van tevoren moet de organisatie bepalen op welke gebieden het eerst actie geboden is. Ook is het belangrijk om te bepalen of, en zo ja wanneer, de organisatie voor certificering in aanmerking wil komen.

De praktijk leert dat werken aan kwaliteit een organisatie scherp houdt. Het betekent bijvoorbeeld dat er aandacht is voor doelen en speerpunten, voor voortgang van plannen en voor het voortdurend werken aan verbetering. Als een organisatie voldoende tijd vrijmaakt voor kwaliteitsverbetering, werpt dit zeker haar vruchten af.